我局是國有大型煤炭企業(yè)，年產(chǎn)煤炭1000多萬噸。物資采購供應管理實行主要材料物資由供應公司集中統(tǒng)管，部分消耗量少的小型材料由各礦自行采購的局、礦兩級分散管理體制，物資采購價格實行招標價格，比價采購等形式，由審計部門審批物資采購最高限價，供應公司或各礦井按審批的價格，選擇供應商實施物資采購。
近幾年來，由于物資采購執(zhí)行管理規(guī)定和辦法不嚴格，供應公司管理職能發(fā)揮不到位，以物資供應公司為“圓心”，銅川地區(qū)乃至周邊地區(qū)經(jīng)營煤礦物資的公司、經(jīng)銷商等商戶，他們通過各種關系和手段到局里、礦上、供應公司找人拉關系，把材料物資推銷到礦井，有些材料物資質(zhì)次價高，不規(guī)范操作現(xiàn)象較為嚴重， 干擾了我局物資采購管理秩序，由于管理體制的弊端，造成采購費用高、物資儲備增加、儲備資金占用超定額、煤炭生產(chǎn)成本的材料費用升高、效益下降。根據(jù)目前物資采購供應管理的現(xiàn)狀，我們認為現(xiàn)行的物資管理體制存在著許多弊端，已不適應現(xiàn)代物流管理的發(fā)展形勢，需要借鑒煤炭企業(yè)先進的管理經(jīng)驗，進行改革探索。
一、加強統(tǒng)管力度，構建超市化管理模式，實現(xiàn)對各礦井的物資配送。
實施物資采購供應管理改革的最終目的是降低采購價格、減少采購成本、降低儲備資金、杜絕積壓報廢、節(jié)省運輸?shù)戎虚g費用、提升管理水平。供應公司對有消耗規(guī)律、批量大的大宗材料設備實行集中招投標采購或比價采購管理，發(fā)揮規(guī)模效益。一是以恪守陽光采購，服務管理并存，條塊管理結(jié)合為原則，完善和制定物資采購供應管理的各項辦法和制度。包括：大宗物資集中采購和準入的管理、大宗物資集中采購招投標管理、物資比價采購管理、物資采購質(zhì)量驗收管理、物資采購考核獎懲等相關制度辦法。對采購管理各部門的權限和職責，物資采購方式、供應商的準入，采購價格、質(zhì)量檢驗，出現(xiàn)物資采購供應事故的責任追究等作出具體規(guī)定；二是明確規(guī)定供應公司集中采購管理的物資種類，各單位的物資采購計劃必須及時報送供應公司實施集中采購；三是供應公司在物資采購管理內(nèi)部機構設置上應遵循科學合理，精干高效的原則，建立采購計劃管理，采購價格招標或比價管理、質(zhì)量驗收、庫存及配送、價款結(jié)算等采購管理供應業(yè)務相分離，形成業(yè)務職能分工具體明確，權責明晰、相互制約、公開透明的業(yè)務流程，規(guī)范運作的采購管理體系。把采購管理中隱蔽的權力公開化，集中的權力分散化，最大限度地堵塞企業(yè)物資采購和資金管理中的漏洞，保證降低采購成本的順利實現(xiàn)，以求實現(xiàn)企業(yè)最大的經(jīng)濟效益。對通用性強、技術含量低、品種雜亂貨源充足易淘汰的材料物資，實行代儲代銷物資超市化管理，變現(xiàn)在的局礦分級儲備為供應公司總庫物資超市代儲，可以大大減少全局儲備資金占用。一是由供應公司在總庫專設一定占地面積的物資超市庫房，并完善設施。物資采購管理部門對擬進入物資超市的供應商進行準入的評價篩選，確定參與投標進入物資超市經(jīng)營的供應商；二是由供應部門牽頭，局審計、財務、紀檢等部門組成物資采購招標領導小組，對供應商物資超市供應的各種材料物資，采取招價不招量方法，確定所供材料物資的價格，一般情況下，價格確定后，不得變動，如有特殊漲價原因，供應商應報告供應公司管理部門，物資采購招標領導小組重新招標；三是列入物資超市采購供應的材料物資，各礦可以少儲備或不儲備，供應公司依據(jù)各礦井提供的物資需求信息，及時配送到礦；四是供應公司要確保物資超市采購供應材料物資品種齊全，有充足庫存，不能出現(xiàn)缺貨，一種物資必須有兩個以上品牌的供應商。按各礦生產(chǎn)所需材料物資做到及時配送，并做好售后服務工作。五是供應公司物資超市供應材料物資各礦一律不得在別處采購。每月物資超市配送各礦的物資，供應公司業(yè)務部門匯總制表，各礦確認簽字后，供應公司給供應商結(jié)算貨款，同時向各礦委托結(jié)算供應材料款。
二、以控制物資采購價格為中心，降低物資采購各環(huán)節(jié)成本。
控制采購成本對一個企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績至關重要，降低采購成本是企業(yè)“第二利潤源泉”，現(xiàn)代企業(yè)采購管理，是面向市場按質(zhì)、按量、按時、以低成本采購企業(yè)所需的各種物資，通過采用科學有效的管理方法，合理安排購進物資及適量的調(diào)節(jié)庫存，最大化地降低采購成本。這就要求在實施大宗主要材料物資統(tǒng)管，集中采購，試行物資超市化管理，控制物資采購價格的具體實施過程中，各管理部門要嚴格執(zhí)行管理辦法和制度，全方位控制物資采購供應各環(huán)節(jié)的費用，降低企業(yè)投入使用材料物資成本。一是嚴審物資采購計劃，各礦必須由生產(chǎn)部門提供生產(chǎn)需要的材料計劃，經(jīng)物資采購組織機構審核批準，報送供應公司。無計劃的材料一律不允許采購，杜絕多余的采購，控制采購數(shù)量，從而控制采購成本；二是在物資采購價格的確定上，供應公司和采購價格管理部門要注重外部市場的把握和內(nèi)部管理的檢測，研判市場價格走勢，逐步建立健全大宗物資市場價格信息庫，應用招標采購、比價采購、定點壓價采購、競爭性談判等方式，全力挖潛價格下降空間，使物資采購價格低于市場價格；三是健全比價采購管理制度，加強比價采購的力度。采購價格是構成采購成本的主體，比價采購是降低采購價格的基本手段。采用“價格比較”， 在采購環(huán)節(jié)上對采購的全過程進行動態(tài)監(jiān)控。為了采購到質(zhì)量合格、價格合理的物資，采購管理部門和人員要深入的市場調(diào)查，尋找多家供應商，以牽制已形成穩(wěn)定供求關系的老供應商的價格變化，實現(xiàn)低成本采購；四是建立供應商準入評價機制，動態(tài)優(yōu)化供應商機構，將供應商管理作為物資采購管理的一部分，以降低采購成本為宗旨，加強管理，優(yōu)化整合。一方面要建立健全供應商資源庫和評價管理體系，區(qū)分供應商供貨行為的優(yōu)劣，決策供應商的后續(xù)合作；另一方面，合理選擇供應商數(shù)量，避免單一貨源，尋求多家供應，選擇信譽好、規(guī)模大、產(chǎn)品優(yōu)、經(jīng)營前景好的供應商，建立良好的戰(zhàn)略合作伙伴關系，爭取優(yōu)惠的代理分銷價格，降低物資采購成本；五是實行物資供應管理例會制度，定期對物資計劃、采購、供應、管理等各環(huán)節(jié)的信息及時通報和反饋，以利于及時協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題，確保物資計劃落到實處，采購價格信息共享，壓庫物資得到有效利用，盤活資產(chǎn)，減少報廢。
三、加快物資供應管理信息化建設，提升管理水平。
以信息化手段帶動物資供應管理系統(tǒng)現(xiàn)代化建設勢在必行，但我們的物資采購供應管理還是傳統(tǒng)的手工管理模式，信息化管理水平很低，已無法適應大宗物資集中統(tǒng)管、物資超市化管理、比價采購等管理業(yè)務的發(fā)展需求。為了適應現(xiàn)代物資管理的發(fā)展，提升我局物資采購供應管理水平，全局供應系統(tǒng)以供應公司為重點，必須積極推進物資供應管理信息化建設。首先要從管理人員培訓入手，對供應管理人員的采購供應業(yè)務流程、物資采購基礎知識、庫存管理、計算機操作等進行全面培訓，使供應管理人員的業(yè)務素質(zhì)和技能有大的提高；第二步是實施物資采購計劃、采購合同、出入庫、質(zhì)量檢驗、財務管理、物資配送、價格信息、供應商檔案、統(tǒng)計資料計算機管理，實現(xiàn)信息流、物資流、資金流的有機統(tǒng)一，資源共享。第三步是在管理人員計算機操作比較熟練，在第二步計算機管理各項工作的基礎上，實施物資采購招標、供應商投標、開標、評委評標、發(fā)布中標通知等全部計算機管理或網(wǎng)上操作，使物資供應管理的方式發(fā)生實質(zhì)變化，實現(xiàn)物資計劃、招標、采購、付款各環(huán)節(jié)的相互監(jiān)督和制約。在計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)設置監(jiān)督和制約流程，不經(jīng)過必要的程序，下一環(huán)節(jié)操作無法完成。比如，招標合同錄入計算機后，沒有招標合同，無法進行到貨處理，業(yè)務人員無權調(diào)整入庫數(shù)量和價格；在價格控制上，數(shù)據(jù)庫設定最高限價，高于最高限價的計算機拒絕處理業(yè)務；在庫存管理上，設定最高儲備量，高于最高儲備量的物資無法入庫進賬；在付款業(yè)務上高于應付賬款的付款或抹帳無法執(zhí)行。這樣一來，物資采購和供應過程的透明度進一步增加，消除各種人為的違規(guī)操作。
編輯 王莉
