2009年為集團公司確定的“成本管理年”，集團公司提出了2009年總成本比上年下降5%，可控成本下降10%的成本管理目標。作為可控成本主要內(nèi)容的辦公費就是控制成本的主要途徑，本文擬就對我局辦公費的管理分析及對降低成本的新作用進行論述，以期對全局成本管理工作獻計獻策。
一、辦公費的概念與范疇
辦公費是指企業(yè)管理部門為組織和管理生產(chǎn)活動所耗用的辦公費用。主要包括辦公用品、書刊資料費、印刷費、郵政費、電信費、計算機、傳真機、復印機和打印機等辦公設備配件與耗材、辦公設備維修費、辦公用紙、辦公運輸車輛配件、修理和用油、水電暖等費用。
二、目前辦公費管理現(xiàn)狀與存在問題
1、我局各單位對辦公費用均有健全的管理制度，管理方法主要有以下幾種：
①總包費用，控制使用。對各管理科室下達年度辦公費用、差旅費、會議費、招待費等科室經(jīng)費指標，在經(jīng)費指標范圍內(nèi)由科室控制使用，科室可以對這些費用相互調(diào)劑，平衡使用，并憑票據(jù)到財務部門報銷，但基本不取得增值稅發(fā)票。
②總額控制，科室自購。就是在對各管理科室辦公費用根據(jù)業(yè)務量大小核定消耗總額，各業(yè)務科 室在年度下達總額內(nèi)自己在各零售商店購買后報銷，基本不取得增值稅發(fā)票。
③總額承包，現(xiàn)金發(fā)放。就是各科室辦公用品實行總額承包，按月發(fā)放，財務部門不再報銷辦公費用，從而也無法取得稅務發(fā)票。
2、通過對以上幾種辦公費的管理模式的分析，從加強控制的角度處罰，結(jié)合利用稅務籌劃思路，可以總結(jié)出管理中的不足之處。
①總包費用，控制使用的方式往往出現(xiàn)部門經(jīng)費超支，延期報銷的局面。究其原因，主要是將部門總的經(jīng)費全部交由部門控制使用，部門基本沒有科學計劃，沒有年度具體支出計劃，但實際部門花費項目較多，部門與監(jiān)督部門又都是算總賬，往往造成事后控制不力，又不能超過年度指標，只能采取延期報銷處理的被動方法。
②自行采購，弊端較多。由于將辦公用品的購置權(quán)利全部下放給科室部門，造成科室部門會利用這種權(quán)利購置關系戶的商品和勞務，對購置情況監(jiān)督機構(gòu)缺乏健全完善的信息資料，難以一一落實，容易滋生商品價高、質(zhì)量低、服務差、個人索取返點或回扣等不良行為，使企業(yè)利益遭受侵害。
③自行采購，增加企業(yè)稅務支出。一是由于科室部門自行在商品零售部門購買或接受勞務，購買金額零星發(fā)生，金額較小。而且這些零售部門一般不能取得增值稅一般納稅人資格，不能出具增值稅專用發(fā)票，只能開具商品零售業(yè)發(fā)票，從而使得企業(yè)不能取得增值稅進項發(fā)票抵扣增值稅銷項稅額，加大了企業(yè)的稅務負擔。以我局為例，2008年全局僅管理費和銷售費用統(tǒng)計的管理部門消耗辦公費就達2040萬元，按照17%的稅率計算，就造成多交稅款近249萬元。二是造表發(fā)放辦公費的辦法，從稅法規(guī)定來看，由于未向稅務部門備案，在所得稅匯算時是不能作為費用扣除的，從而增加了企業(yè)的所得稅負擔。
三、規(guī)范管理辦公費的途徑探析
為規(guī)范企業(yè)管理，加強辦公費的控制監(jiān)督，既保證管理活動正常開展，又最大降低成本支出，降低消耗，杜絕辦公費管理中的違規(guī)違紀行為，必須探尋辦公費管理的新途徑。
1、合理預算辦公費用，總額控制使用。對辦公費用每年應由財務、組干等部門，根據(jù)科室部門人員數(shù)量，結(jié)合上一年各部門辦公費用支出情況，剔除非正常支出因素，統(tǒng)計出辦公費分項消耗明細，并結(jié)合車輛公里油耗、辦公設備配件消耗定額等定額合理測定辦公費用，總額下達給科室部門控制使用。
2、辦公費用應區(qū)別于科室部門經(jīng)費，單另下達。辦公費用作為科室部門費用的一部分，單另下達可以從指標上與其他費用相區(qū)別，促使科室部門在花費之前，制定計劃，做到“心中有數(shù)”，避免與其他費用混在一起，難以做到事前控制。
3、采取集中購買，降低購買成本?？梢圆扇「鲉挝灰?guī)定由一個部門或全局對常用辦公消耗品規(guī)定單位購買的新方式，也可以由一個局內(nèi)單位對外統(tǒng)一購置，局內(nèi)統(tǒng)一銷售的方式。取消由各基層單位科室部門自行隨意采購的舊模式。新方式可以采取通過考察、招標確定一個或幾個采購廠家或商家，對特殊商品及服務比如車輛、辦公設備配件、修理、耗油可以指定專業(yè)服務結(jié)構(gòu)統(tǒng)一提供商品或服務。在保證商品質(zhì)量的前提下，長期提供價格優(yōu)惠，降低采購成本，減少資金支出，也可以有效避免科室部門自行采購過程中的不良行為。
4、索取增值稅專用發(fā)票，提高進項稅額抵扣金額。若采取統(tǒng)一購買辦公用品的方式，確定的供應商銷售規(guī)模較大，一般均是增值稅一般納稅人，可以開具增值稅專用發(fā)票，進行增值稅進項稅額的抵扣。在尚未采取以上采購方式前，應堅決杜絕普通發(fā)票，可以要求供應商到稅務局代開增值稅專用發(fā)票，同樣可以進行抵扣增值稅進項稅額，減少企業(yè)稅賦負擔。
編輯： 魚聰玲
